Ведение и хранение кадровых документов дистанционных работников

Минтруд дал пояснения по вопросу ведения и хранения кадровых документов дистанционных работников.

         Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 ноября 2019 г. N 14-2/В-913.

         В настоящее время дистанционное заключение трудового договора в электронной форме реализовано в главе 49.1 ТК РФ в отношении дистанционных работников.

         Согласно ст. 312.2 ТК РФ трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. В случае если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе (часть вторая ст. 312.2 ТК РФ).

         В форме обмена электронными документами могут осуществляться не только заключение трудового договора и изменение его условий (часть первая статьи 312.2 ТК РФ), но и ознакомление работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами (часть пятая ст. 312.1 ТК РФ). Посредством электронного документооборота возможно также предоставление работником объяснений либо другой информации (часть шестая статьи 312.1 ТК РФ).

         Минтруд напомнил, что обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (часть четвертая статьи 321.1 ТК РФ). Как пояснили чиновники, электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (часть первая статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»), за исключением случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.

         Также разъяснено, что документы, оформленные организацией, можно хранить и в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов.